Was vielen Tierhaltern nicht bewusst ist: neben der tiermedizinischen Versorgung ist das Management einer Tierarztpraxis eine komplexe Aufgabe. Der Aufwand für Administration und Verwaltung nimmt
auch in Tierarztpraxen stetig zu und kostet eine Menge Zeit.
Ein wesentliches Tool dabei ist die Software der Tierarztpraxis. Im Rahmen zahlreicher Optimierungen und Weiterentwicklungen der Tierarztpraxis Remscheid-Süd, haben wir uns daher die Frage gestellt, ob unsere bisherige Software in der Lage ist, den Workflow unserer Praxis optimal zu gestalten. Unsere Tierarztpraxis nutzt beispielsweise den Service einer tierärztlichen Verrechnungsstelle. Hier ermöglichte unser bisheriges System z.B. nicht die effiziente Übergabe der Informationen.
Mein Motto: "Das Bessere ist des Guten Feind!"
Bei der Suche nach einer geeigneten Alternative ist eine Tierarztpraxis auf die Informationen der Unternehmen angewiesen, da es – anders als in anderen Branchen –
kein unabhängiges Vergleichsportal gibt. Zu den Basis-Funktionen einer Praxissoftware für Tierarztpraxen gehören die Verwaltung der digitalen Kundendaten und Patientenakten, das Erstellen der
Abrechnungen, das Terminmanagement sowie die Lager- und Apothekenverwaltung. Für uns waren noch weitere Aspekte wichtig.
Die für uns wichtigen Anforderungen an unsere Praxissoftware:
- die Buchhaltungs-Funktionen mit DATEV-Einbindung
- die interne Kommunikationsfunktion
- die Textverarbeitung - inkl. Nutzung von Formularen
- die Schnittstellen mit unseren Diagnosegeräten
- die Qualität des Supports und Kundenservice
- die Optionen zur Auswertung wichtiger Kennzahlen…
Nach einer Live-Präsentation eines Marktführers der Branche in unserer Praxis, haben wir uns dann für eine neue Lösung entschieden. Erwartungsgemäß war die Umstellung eine kleine Herausforderung für unser Team, schließlich wird kaum ein anderes Tool von allen Teammitgliedern der Praxis so intensiv genutzt wie die Praxissoftware.
Für die Mitarbeiterinnen am Empfang ist es sogar das zentrale Arbeitsmittel, aber auch die Tierärztinnen und Tiermedizinischen Fachangestellten in der Behandlung nutzen die Software jeden Tag intensiv. Termine eintragen und aufrufen, Informationen zum Tier erhalten oder eingeben, neue Kunden anlegen, die Abrechnung der Leistungen – alle Tätigkeiten werden täglich bis zu unzählige Male ausgeführt. Dabei geht vieles in Fleisch und Blut und letztlich ins Unterbewusstsein über.
Somit ist es vollkommen normal, dass bei einer Umstellung zu Beginn alle Tätigkeiten im Zeitlupenmodus stattfinden. „Wie geht das hier noch gleich? Wo ist die benötigte Funktion? Wo muss ich jetzt klicken?“
Jeder Tierhalter in Remscheid, der unsere Tierarztpraxis kennt, weiß: wir fallen nicht gerade vor Langeweile vom Stuhl.
Eine Umstellung der Praxissoftware im laufenden Praxisbetrieb war für unser Team daher ein echter Stresstest – schließlich wollen wir allen Kunden best- und schnellstmöglich gerecht werden.
Frau Ahls hat daher in den ersten Wochen regelmäßig in der Mittagszeit mit dem Anbieter telefoniert, um offene Fragen und individuell sinnvolle Einstellungen zu besprechen. Nur so kann nämlich so ein wichtiges Arbeitsmittel optimal genutzt werden.
An dieser Stelle nochmals herzlichen Dank für das Engagement und die Geduld der Mitarbeiterinnen, des Teams und natürlich auch Ihnen – unseren Kunden – für die Geduld und das Verständnis in der Umstellungsphase.
Wir freuen uns jetzt immer mehr über die täglich zunehmende Routine mit dem neuen System. Die Übergabe der Informationen an die Verrechnungsstelle funktioniert, unsere Laborgeräte der Praxis sind an die Software angeschlossen und die Ergebnisse der Analysen können wir den Tierhaltern jetzt per E-Mail zukommen lassen – das finden wir super!
Herzliche Grüße
Ihre Dr. Eva-Köhn-Voelkel und das Team der Tierarztpraxis Remscheid-Süd